Intuicyjna i zaawansowana aplikacja do rezerwacji sal konferencyjnych w firmach

Pozwala każdemu użytkownikowi samodzielnie sprawdzić dostępność sal, wybrać opcje dodatkowe (np projektor, zamówienie napojów lub poczęstunku) i zarezerwować salę bez potrzeby telefonowania do administracji.

Gdy Outlook nie wystarcza...

Microsoft Outlook™ bardzo dobrze radzi sobie z ustalaniem spotkań z osobami. Nie jest to jednak aplikacja, zoptymalizowana pod kątem rezerwacji sal czy zasobów.

Jeżeli w Twojej organizacji istnieje problem z rezerwacją sal lub brakuje zaawansowanych opcji pozwalających na parowanie konferencji video, ustalanie spotkań cyklicznych, obsługę sal łączonych czy korzystanie z zaawansowanych funkcji raportowania to zapraszamy do zapoznania się z możliwościami oferowanymi przez nasz system rezerwacji sal.

System rezerwacji sal

Intuicyjna rezerwacja sal w przeglądarce

Aplikacja dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej. Przejrzysta i czytelna forma graficzna pozwala na bardzo wygodne śledzenie zajętości poszczególnych sal. Widok zajętości sal prezentowany jest domyślnie w układzie dziennym. Na rozkładzie prezentowane są dodatkowe informacje o zaplanowanych spotkaniach – w formie ikon, kolorów lub tekstów.

Wysoka użyteczność interfejsu

W systemie przypisać można różne kolory dla prezentacji spotkań na rozkładzie dziennym. Kolory mogą być przypisane do takich opcji jak rodzaj spotkania czy wybrana opcja cateringu.

Akceptacje

W systemie istnieje możliwość ustawienia akceptacji rezerwacji dla wybranych sal, np. rezerwacja sali Zarządu możliwa jest dopiero po akceptacji Biura Zarządu.

System powiadomień

Istnieje możliwość włączania powiadomień, tak aby w przypadku zamówienia cateringu, pracownicy recepcji byli informowani o zbliżającej się rezerwacji i mogli przygotować catering.

Zamawianie cateringu

System umożliwia zamawianie cateringu na spotkania. W zależności od ustawień możliwe jest określanie różnych opcji dla każdego typu spotkania. Dodatkowo, prezentacja kolorystyczna spotkań w zależności od zamówionego cateringu oraz system powiadomień ułatwiają pracownikom recepcji obsługę spotkań.

Raportowanie

Funkcja generowania raportów pozwala na przygotowanie zestawień dotyczących wykorzystania sal, zasobów czy cateringu w rozbiciu na departamenty. Dzięki temu w łatwy sposób można rozliczać koszty obsługi i utrzymania sal wewnątrz organizacji.

Galerie zdjęć

Każda sala posiada możliwość dodania opisu wraz z listą dostępnych opcji. Dodatkowo możemy dodawać galerię, w której można zaprezentować zdjęcia sali, budynku czy mapę z lokalizacją sali.

Obsługa wielu lokalizacji

System obsługuje sale w różnych lokalizacjach – miastach czy budynkach. Dzięki temu łatwo można rozróżniać sale znajdujące się w różnych miejscach i zestawiać połączenia między nimi.

Integracja z systemami telekonferencyjnymi

System rezerwacji sal może zostać zintegrowany z systemami telekonferencyjnymi klienta takimi jak Tandberg / Cisco czy Polycom. Dzięki temu w przypadku rezerwacji konferencji video nastąpi automatyczne zestawienie połączenia między wybranymi salami. Istnieje również możliwość połączenia z zewnętrznymi lokalizacjami poprzez podanie numerów IP z którymi chcemy nawiązać połączenie.

System rezerwacji sal

Obsługa konferencji video

Jako parametr poszczególnych sal można przypisać opcję konferencji video. Dzięki temu istnieje później możliwość zestawiania połączeń konferencyjnych pomiędzy salami. System ułatwia dopasowywanie spotkań i podpowiada w wybranym zakresie godziny konferencji, tak aby nie kolidowały z innymi rezerwacjami.

Obsługa rezerwacji cyklicznych

System umożliwia tworzenie rezerwacji cyklicznych, odbywających się w zdefiniowanych odstępach czasowych. Możliwe jest narzucenie ograniczenia na maksymalny okres trwania takich rezerwacji.

Obsługa sal łączonych

System obsługuje sale łączone, które składają się z mniejszych sal. Możliwe jest rezerwowanie takich sal wspólnie i osobno. Rezerwacja sal łączonych jest możliwa bezpośrednio z rozkładu sal na głównej stronie.

Integracja z MS Outlook i GroupWise

Rezerwacje dokonane przy pomocy naszego systemu są automatycznie odzwierciedlane w kalendarzach aplikacji Outlook lub GroupWise. Jednocześnie podczas procesu rezerwacji istnieje możliwość sprawdzenia, czy osoby zaproszone na spotkanie, nie mają zaplanowanych w swoim kalendarzu innych działań.

Funkcja planowania spotkań

W przypadku integracji z MS Outlook lub GroupWise istnieje możliwość planowania spotkań, która na podstawie zadanych parametrów i lokalizacji sali oraz na podstawie kalendarzy osób zaproszonych na spotkanie, pozwala wyszukać najbliższy możliwy termin, w którym mogą uczestniczyć wszystkie zaproszone osoby.

System rezerwacji sal

Obsługa wersji językowych

Aplikacja dostosowana jest do obsługi wielu wersji językowych.

Integracja z AD

System integruje się z Active Directory klienta i może działać jako część korporacyjnego intranetu.

Możliwość rezerwacji zasobów dodatkowych

W systemie istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych zasobów, które będą uwzględnione przy rezerwacjach. Mogą to być np. komputery czy rzutniki. Pula zasobów może być dzielona między poszczególne sale lub mogą to być zasoby niezależne.

Moduł w intranecie firmowym

System rezerwacji sal funkcjonuje jako osobna aplikacja lecz może być również zintegrowany w ramach większego spójnego pakietu, w skład którego wchodzą dodatkowe moduły takie jak rezerwacja zasobów, urlopy, delegacje, RMUA lub w ramach korporacyjnego intranetu, który oferuje powyższe funkcjonalności wraz z dodatkowymi opcjami.

Panele przy salach konferencyjnych

Jako dopełnienie naszego systemu rezerwacji lub firmowego Outlooka proponujemy również system wizualizacji spotkań na panelach przy salach konferencyjnych, na który składa się kompleksowy montaż paneli oraz aplikacja umożliwiająca podgląd zajętości sal.